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人事評価とは?導入前に知るべき基準や方法・注意点を徹底解説

2017年10月02日

  • 人事
  • 経営方針
感覚や数値だけにならない!人事評価の正しい行い方

みなさんの企業は人事評価をどのように行っていますか?もちろん企業にあった人事評価制度もあるかもしれませんが、一度見直してみることも大切です。そこで人事評価の流れとぞれぞれの過程における視点とポイントについてご紹介します。



人事評価の意義

ひとりひとりの仕事をできるだけ正確に評価することは、社員が仕事の成果を追求したり、やりがいを感じたりするために重要です。またその評価をもとに給与や役職を変えていくことは、仕事のモチベーションに大きな影響を与えます。<br />人事評価の正しい行い方を知って、多くの社員が、能力を発揮させられる体制作りを行いましょう。



人事評価の5つの流れ

社員のモチベーションアップや生産性の向上には、「目標設定」とそれに基づいた「人事評価を行うことが重要です。ただし、「ただ目標を設定しただけ」では、正しく人事評価を出せません。そこで、目標設定をして、その後の人事評価を正しく行うために、以下の5つの流れを意識しましょう。


①目標の設定
②業務の遂行
③報告
④評価
⑤面談

各流れにおいて、それぞれに注意しておきたいポイントがあります。それぞれ1つずつ詳しくご紹介します。

①目標の設定

社員ひとりひとりに目標を設定してもらいます。まずは社員自身で目標をたててもらいましょう。目標の立て方においては、以下の3点の注意点を意識して設定してもらいましょう。

・会社の方針、所属している部署の方針や求められている役割と整合性が取れているか
・抽象的な表現や、感情、精神的なものではないか
・期間や成果を示せるような具体性のある目標になっているか

目標の修正も検討することを忘れずに設定した目標は、まず上司にみてもらい、修正が必要と上司が判断するのであれば、修正をしましょう。しかし上司が一方的に修正するのではなく、社員本人とお互い納得できるまで話し合いましょう。


目標だけでなく達成の過程も確認

具体的目標を定めるだけでなく、目標を達成するための過程をどのようにしていく必要があるかというのも確認し合いましょう。


目標の優先順位を立てる

目標が複数ある場合は優先順位を決めることもしましょう。そして評価補助者を置くのであれば評価補助者にも目標を共有してもらう必要があります。



②業務の遂行

設定した目標をもとに社員は業務を遂行します。上司や評価補助者はその様子を把握しておきましょう。


日ごろからコミュニケーションを図る

評価の期間の終盤になってからコミュニケーションを集中してとり評価材料を集めるのでは、評価対象期間全体の正しい評価ができません。日ごろからコミュニケーションを図ることにも気を付けましょう。まず評価の参考となる対象は何かを考え、その対象と照らし合わせながら、業務を遂行している様子をチェックすることやコミュニケーションを図る必要があります。それだけでなく、社員が超過勤務しすぎていないか、精神面、肉体面が正常であるかも把握しましょう。 また、目標が変更されたり、追加されたりする場合は、その都度話し合いを行いましょう。



③報告

評価期間の業務が終われば社員に報告してもらいます。口頭だけよりも文書化した方が正確で上司、評価補助者に伝わりやすいです。目標設定したポイントに沿った内容になるような書式が望ましいです。そして評価に関係すると思われる具体的エピソードも書いていただきます。また、目標以外で急に起こった事柄や、同僚や家族の変化なども目標達成に影響が出るような場合は報告してもらいましょう。



④評価

文書化された報告をもとに評価をしていきます。全体評価と個別評価をしていきます。評価は以下のような5段階評価がベストです。

1.期待からほど遠い
2.期待には及んでいなくて、業務に支障をきたすこともあった。
3.期待通りとは言えない。しかし業務に支障をきたすレベルではない。
4.期待した要求に応えている。
5.期待したレベルを超え、高いパフォーマンスをみせ、大きく貢献している

5段階評価をまずは目標に対する個別評価からしていきましょう。そのあとに全体評価をします。個別評価をする際は、全体評価は意識せず個別に評価することに集中し、最後に全体評価をします。

評価をする際の注意点

評価する際の注意点はいくつかあります。まず、社員に対するイメージで評価しないことです。イメージを排除し、フェアな目線で評価します。別の仕事で大きな成功をしているからといって、そのイメージをもって評価すると評価が偏ってしまいます。他には寛大化傾向と言われる甘い評価ばかり付けることや、厳しくなりすぎる厳格化傾向、トラブルを回避するため無難に評価し、3が多くなりすぎる中心化傾向などにならないように気を付けることです。



⑤面談

感覚や数値だけにならない!人事評価の正しい行い方

面談では評価を伝え、その根拠となる事由も伝えましょう。社員の主張も聞き、お互いが納得、認識が一致できるまで詰める必要があります。理由を伝えないと、社員は「この評価はおかしい」という認識のまま今後も働くことになり、モチベーション低下につながる恐れがあります。



問題点改善点のフィードバック

 まずは良かった点を伝え、そのあとに問題点や改善が必要な点を伝え、アドバイスも組み込みましょう。良かった点、悪かった点ともに具体的エピソードや根拠を交えて話をしましょう。そして最終的に社員自身が主体的に仕事を今後やってくれるようになること、自己啓発を取り組むようにしていくことが大切です。評価する点はしっかりと褒めます。評価の意思を示すためには、「期待している」とか「今後も業務にとりかかっている姿をみさせてもらう」などといった言葉をかけましょう。



デメリットについて

 ここまで人事評価の流れとそれぞれの過程における視点やポイントについて説明しました。しかし実はデメリットもあるのです。次にデメリットについても説明したいと思います。


①時間と労力

正しい人事評価の基本として面談の重要性はあります。ただし。社員全員と定期的に面談をするには、時間と労力がかかるというのは事実です。だからと言って簡単な面談だけで一方的に評価し、終わらせるのはよくありません。しっかりと時間と労力をかけて面談し評価することが大切です。

社員数が多い企業の場合

 また、評価対象者を多く抱えすぎていると評価者への負担は増え、不適切な評価につながります。例えば200人の社員がいる会社でトップが全従業員に目標を定めたり面談をして評価したりするというのは困難で正確な評価がしにくいです。そのような場合は中間管理職が部下を評価する体制にし、中間管理職はトップが評価するといった体制づくりをまず考える必要があります。逆に5人くらいの小さな会社であればトップが全従業員の評価をするというかたちでいいでしょう。評価対象者を30人以上抱えるというのはよくありません。多くても一人が抱える評価対象者を30人までとし、ひとりひとりに時間と力を注ぐことは不可欠です。


②正確な評価

本当に正確な人事評価というのは評価者と評価対象者という人と人が行う中でできるのでしょうか。単純に売り上げ、契約数など数字や結果だけで評価するのであれば、ある意味正確な評価を下すことはできます。しかし数字や結果だけでなくそこに行きつくまでの過程や、働く姿勢なども評価した方が長期的にみて、社員や会社の成長につながります。



数字で結果の出ない目標の評価

 数字で表しにくい目標は、100%正確に評価できるかと言えば難しいです。しかし限りなく100%に近い正確な評価をできるようにするべきです。面談を行い相手の言い分も聞きますが、相手の情報は正確でない場合もあるし、主張をあまりしない人もいます。働いている姿を常に監視するわけにもいきません。できるだけ正確な評価を追求し、不公平や社員の不満を減らした評価を目指すのが、人事評価の重要なポイントです。



正しい人事評価で社員のモチベーションアップを

人事評価は忙しいからといって、評価制度すらなくしたり、感覚的なもので評価したりといったことをしている企業は多くあります。でも果たしてそれでいいのでしょうか。人事評価は必要です。しかも正しい手法で行わなければ逆効果なんてこともあります。人事評価をする方々は、ぜひ一度自分たちの人事評価制度を見直してみてはいかがでしょうか。

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