皆を悩ます問題社員は企業のリスクになるため放置すべきではありません。ただし、異動や解雇に踏み切る際には適切な手順で進める必要があります。
今回は、問題社員の特徴と起こり得る問題、問題社員の対応方法や整備しておくべき事前対策を解説します。
＜目次＞
問題社員とは？
問題社員とは、会社での言動、行動、態度に問題があり、会社や上司が注意や指導をしても改善が見られない社員のことです。
本人の怠慢や悪意など故意的なケースのほか、能力や健康状態が絡むケースもあります。
いずれにしても、放置すれば周りの社員や会社の業績に良くない影響が及ぶ可能性があるため、何らかの対応をしていかなければなりません。
問題社員の具体的な特徴
問題社員にはさまざまなタイプがあります。具体的にどのような問題社員がいるのか、その特徴を見ていきましょう。
会社のルールを守らない社員
就業規則や一般常識から逸脱した行動や言動を繰り返す社員がいます。
たとえば、勤務中にサボる、無断欠勤や遅刻・早退が多い、残業代目当ての不要な残業をする、機密情報の含まれた仕事を社外で行うなどがあてはまるでしょう。
ハラスメント言動・行動のある社員
地位や立場を利用して、パワハラやセクハラなどのハラスメント行為・言動をする社員です。
周りにも明らかにわかる行為や暴言だけでなく、表面化しにくい陰湿ないじめや嫌がらせ行為を含むケースもあります。
メンタルや体調の不良のある社員
精神的に不安定な社員の場合、業務遂行の滞りが多くなります。集中力や注意力が欠けることでミスが増えたり、本人の被害妄想で周りが悪者にされたりするケースもあるようです。
問題が起きると顧客や周りの社員に感情的、攻撃的な行動・言動を取ることもあります。心身の不調がこのような行動や言動につながっている可能性もあるでしょう。
指示に従わない社員
会社や上司の指示や依頼に対し、何かと反抗的に受け止めなかなか従わない社員もいます。
やるべき毎日の報告や連絡を怠る、仕事の依頼をすると言い訳を並べて引き受けようとしない、注意や指摘をすると「でも…」「それは…だから」と反抗して一向に改善しようとしないなどのケースがあります。
問題社員を放置したときに起こり得る問題
問題社員を放置してしまうと悪影響が拡大し、企業としてのリスクが大きくなってしまいます。どのような問題が発生する可能性があるかを把握しておきましょう。
他社員のモチベーションの低下
問題社員の問題行為や言動には、他の社員も関わっていることが多いです。
問題社員のわがままな行動や言動がまかり通ることや、自分がそのフォローで業務負担が大きくなることに不満を持つでしょう。
それを放置する会社に対しても不信感を抱くようになります。その環境で、仕事に対するモチベーションを維持することは難しいでしょう。
社内の人間関係の悪化
問題社員は、周りへの影響まで考えて行動できないため、業務においても協調性が見られません。その時点で問題社員自身の職場での良好な人間関係は築かれにくいと考えられます。
さらに、問題社員の行動や言動が、副次的に周りの社員同士の人間関係にも悪影響を及ぼすこともあります。当事者でなくても、社内の雰囲気の悪さに辟易する社員も出てくるでしょう。
離職者が増え、採用も難航
問題社員の行動や言動に直接関わってきた人材が、不満を募らせたり、心身に不調が生じたりして離職してしまうことも少なくありません。
問題社員を放置すると、問題社員が残り、必要な優秀人材が辞めていくという流れを脱することができなくなります。
常に欠員補充が必要となりますが、同時に離職率が高くなるため応募が少なくなってしまうのです。
業績の低迷
社員のモチベーションが下がり、優秀な人材が辞め、人材が定着しにくいとなれば、高価値の商品やサービスの創出や顧客への適切な対応が難しくなります。
内部的な影響だけでなく、問題社員が顧客や取引先に直接迷惑をかけることもあるでしょう。結果的に業績が低迷するという可能性も否めません。
訴訟問題に発展する可能性
問題社員は、さまざまな問題を引き起こす可能性のある存在ですが、訴訟問題に発展するケースもあります。社員間のハラスメント問題や、顧客・取引先との契約違反などによるものです。
また、問題社員に対する企業の異動や解雇の対処が不服として訴えられることもあります。その非がどこに（誰に）あったとしても、企業が訴訟問題を起こす事実が社会的評価を下げてしまうでしょう。
問題社員への対応手順
問題社員は辞めさせたい、というのが企業側の本音かもしれません。しかし、企業の意向のみで社員を簡単に解雇することは違法行為にあたります。
問題社員は放置すべきでない存在ですが、手順を誤れば、訴訟など新たなリスクが発生する可能性もあるのです。そのようなリスクを避けるための問題社員に対する適切な対応手順を解説します。
面談
問題行動や言動があると分かった場合、現場で事実検証をしっかり行いましょう。ここで大切なことは、この時点で名前の上がった社員を「問題社員」と決めつけないことです。
第三者である社員からの報告の場合は、単なる噂や誤解ということもあります。さらに、該当社員を貶めるための意図的な報告というケースもあり、この場合の問題社員が誰であるかは明白でしょう。
証拠や根拠を得て、まずは、本人と面談の機会を持ち、状況の説明や確認、そして改善を要求します。自覚がない社員もいるため気づかせるための手段にもなるでしょう。
注意によって改善され、解決に至ることもあります。改善されない場合は、再度面談を行い、減給、降格、出勤停止などの措置につながることを警告しましょう。
その後の観察によって実際に措置を実行するかどうかを判断します。
異動
問題社員を他の部署に異動させ、周りの人や仕事など新しい環境に身を置かせることで解決できる場合もあります。
ただ、いきなりの異動命令は不当な扱いと受け取られる可能性が高くなるため、きちんと説明をして合意の上で進めていくことが大切です。
能力不足や業務遂行能力の欠如から職場に問題が生じている場合は、異動の前にスキルアップのための指導や研修を行って解決できるかどうかを試みましょう。
能力不足のケースでは、本人も業務負担の大きさに悩んでいることも少なくありません。
本人の適性や将来的なキャリアを考慮し相談しながら進めれば、スムーズな解決につなげることができるでしょう。
解雇
面談で注意をし、異動や懲戒（減給、降格、出勤停止）を経ても改善が見られないときは、解雇もやむを得ないでしょう。
まずは、本人からの自主退職を促し、応じられなかった場合に解雇通告を行います。
この時に、本人の執拗な拒否や不当な解雇と扱われることを避けるために、以下の点をしっかり記録しておくことが大切です。
- 注意、勧告、懲戒などの経緯の証明
- 改善されていいないことを証明する書類やデータ
- その都度、本人への事前警告がなされた事実の証明
- 改善がなければ最終的に解雇となることを伝えた証明
企業人事に求められる整備事項
問題社員に対する対処の手順や、どのような行動が「問題」となるかを明確に就業規則に記載しておくことが、企業に求められる事前対策です。
規定やルールについては、社内の誰もがいつでも確認できるようにしておきましょう。
ありがちな問題行動とその対処については、頻繁に目に留まるようイントラネットや一斉メールなどで人事から社員に発信することも大事です。問題行動の抑止とルール理解を促すことにつながります。
然るべき対処が必要となった際にも、確固たる規定やルールに沿って適切に対応すれば、不要なトラブルや訴訟も回避できるでしょう。
おわりに
問題社員の行動や言動は、組織に良くない波紋をもたらします。問題社員がいたら、他の問題のない社員を守り、働きやすい環境を提供するためにも、放置せずに対応していきましょう。
一方的な措置はさらなる問題に発展する可能性があるため、適切な手順で進めていくことが大切です。
