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【研修準備チェックリスト】開催までの流れや開催時のポイント
2018年01月24日
人事担当者にとって大きな仕事である「研修の開催」。初めて担当するときはどこから手を付けていいのかわからないといった状態かもしれません。実は研修の成功のためには事前の準備が非常に重要。今回は研修開催までの流れとチェックポイントをご紹介します。
研修開催までの大まかな流れ
研修準備のプロセスは、大きく以下2つのプロセスに分けることができます。
①企画
この段階では、「何のために」「誰に」「どのような」研修を行うかということを決定します。また、研修ではどのようなプログラムを用いるのか、講演を行う場合、講師は誰にお願いするのかといった内容の選定も必要になります。②準備
ここでは研修会場や案内、アナウンスといった具体的な準備を行います。これら2つのステップで準備がきちんと行われていれば、ほぼ研修は成功すると言っても過言ではありません。研修の企画のチェックポイント
まず「企画」段階で行うべきことは、研修の目的や目標を明確にすることです。研修は人材育成のために非常に重要な施策ですが、それも目的がはっきりしていてこそ。また、目的と同時に、誰を対象に研修を行うかということも重要になります。その際、受講者や所属長に対して、研修に参加できる日程をすり合わせて、現実的なスケジューリングを行うことが必要です。
研修を成功させる上で重要なポイント
目的や対象、日時が決まったら次は研修のプログラムの策定を行うことになります。研修のプログラムについては、受講者のレベルと合った内容になっているかということだけでなく、受講者の興味を引き付けられるかどうかも重要。さらに、予定している時間に無理がないかどうかにも注意が必要です。また、講師を呼ぶ場合には、講師の選定はもちろんのこと、スケジュールの確認や謝礼の有無、当日の食事や交通手段など細かな点も確認しておくことが必要です。
企画段階でのチェックリスト
研修プログラムについてのチェックリスト
講師についてのチェックリスト
研修の準備のチェックポイント
研修の準備でまず大きな問題となるのが会場です。社内で行う場合は会議室などの予約が必要となります。社外の施設を借りる場合には使用料はいくらか、予算内で収まるか、アクセスしやすい場所にあるかなども押さえておかなければならないポイントです。さらに社外の施設を利用する場合には、机やイス、ホワイトボード、マイク、照明といった機材も必要になります。それら機材の搬入出や、使用後の原状回復についても事前に確認しておくことが必要になります。
研修について、受講者や講師、会場が決定したら、研修の前にリマインドを行うことも重要です。当日のスケジュールに変更が合った場合はもちろんのこと、変更がない場合でも注意喚起を促しておくことが円滑な運営に非常に必要となります。また、研修を行う上では名簿や名札といった作成物を用いる場合には、事前にしっかりと準備を整えておくことが必要です。研修の実施日は、講師への対応や不意の状況の変化、遅刻者や欠席者などの対応を行うことで忙殺されてしまいます。事前に準備を行っているかどうかが研修の成功には重要と言えるでしょう。
研修場所についてのチェックリスト
備品についてのチェックリスト
リマインドのためのチェックリスト
作成物についてのチェックリスト
以上が一般的なチェックリストです。研修の内容に合わせて適宜応用してみましょう。また、翌年、数ヶ月後などに同様の研修を予定している場合は、足りなかったものや準備不足と感じた点を記録することがおすすめです。次回以降の材料になり、スムーズに準備できます。
おわりに
研修を行うためには非常に多くの準備と手間が必要となります。また、実際に研修を行ってみると、研修中に体調不良者が出ると言った事前の予測は難しい事態に見舞われることも少なくありません。どのような事態が起きてもいいように準備するだけでなく、柔軟な対応が求められるということも覚えておいたほうがいいでしょう。
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