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目標を成功させるために必要なことは?進捗管理に有効な手法

2018年01月06日

  • 目標達成
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進捗管理に有効な手法

ある目標を掲げたら、ゴールに向かって進むための方針を決めなければなりません。作業を洗い出し、必要な工数を正確に把握するためにも、進捗管理が重要になってきます。今回は、目標を成功させるために不可欠となる、進捗管理の有効な手法についてご紹介します。

進捗管理に有効な手法

進捗管理を怠ってしまうと、「既に完了しているはずの作業が完了しておらず、作業全体が遅れる」ということも起こり得ます。以下に示す手法は、そのような進捗管理に役立つ手法です。

【1】PDCAサイクル

生産管理や品質管理に用いられるPDCAサイクルは、目標を達成するための進捗管理にも使えます。PDCAサイクルは、計画(Plan)・実行(Do)・確認/改善(Check)・実行(Action)を行い、さらに、確認/改善(Check)・実行(Action)を繰り返す手法です。特に大勢の人が関わるプロジェクトでは、このプロセスを俯瞰(ふかん)し、今何をするべきなのかを明白にすることが大切です。

【2】ガントチャート

進捗管理でよく使われているツールの1つが「ガントチャート」です。ガントチャートとは、いつまでに何をすべきかがひと目で分かるスケジューリングの方法です。計画の段階で洗い出した作業の進捗状況を、表に棒グラフで図示します。それぞれの作業には開始日と終了日を記入し、どの作業をいつまでに終わらせなければならないのかを明確にしましょう。

【3】優先順位の決定

優先順位の決定

あれもこれもと欲張ってしまうと、良い結果は得られません。「どのような課題に最優先で取り組まなくてはいけないのか」「後回しにしても良い課題は何か」を見極める必要があります。タスクの優先順位を決めることによって、どこに集中すべきかが明らかになります。最初に必要な作業を細かく洗い出し、優先順位をつけてください。優先順位が見えると、ゴールまでの漠然とした不安が消えるだけでなく、行動しやすくなるというメリットがあります。

【4】スケジュール変更のルール化

スケジュール変更のルール化

多くの人が携わるプロジェクトでは、ある作業が当初のスケジュール通り進まず、スケジュールを遅らせるということは少なくありません。しかし、1つの作業の遅れが他の作業の遅延の原因となり、それらが積み重なってプロジェクトの大幅な遅延が起こる状況は避けたいところです。プロジェクトの遅延を最小限に抑えるため、作業スケジュールの変更はプロジェクトマネージャーに報告および承認を必要とするなど、作業のスケジュール変更を行う際のルールを決めておくことをおすすめします。


進捗管理に失敗する理由

進捗管理の手法を導入しても、進捗管理がうまくいかないときがあります。主な理由として以下の2点が挙げられます。

【1】作業量を正確に把握できていない

作業量の把握が不十分なままでプロジェクトが進むと、予定と現実に大きな誤差が生じるようになります。少しくらいの軌道修正であれば問題がなかったとしても、大幅な修正が必要になってしまうと、計画段階からやり直しということになりかねません。初期段階での作業量の正確な把握が必須です。

【2】メンバー間で進捗情報の共有ができていない

個人レベルの進捗管理だけでなく、組織としての進捗管理も適切に行う必要があります。例えば、他のプロジェクトメンバーの作業進捗は、自分の作業進捗に影響します。メンバー間で進捗情報の共有ができていないと、プロジェクトの遅延が発生しやすくなります。目標達成のためには、定期的なミーティングの実施や進捗管理ツールの活用によって情報の共有を図りましょう。


おわりに

進捗管理は、目標までの道のりを示し、今何をすべきかを明白にするためのものです。計画段階と実行する段階のギャップを埋めるためにも、適切な進捗管理が欠かせません。今回お伝えした進捗管理の手法を、ぜひ日々の業務にお役立てください。
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