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タイムマネジメントとは?導入のメリットや研修の目的・実施方法

2017年11月20日

  • 教育研修
  • 業務改善
タイムマネジメント研修とは?実施目的や3つのメリットをご紹介
タイムマネジメントできていますか?時間を意識できる人は仕事もできるものです。今回はそんな時間の意識が習得できるタイムマネジメント研修について、目的や方法とともにご紹介致します。ハイパフォーマンスな社員を育成のためにぜひ利用してみてください。



タイムマネジメントとは何か

タイムマネジメントとは文字通り、時間をコントロールすることです。ビジネスマンにとって納期や時間を守るのは常識。タイムマネジメントは時間に忠実に動くことはもちろん、有効に利用することができるスキルなのです。



仕事のできる人の特徴

仕事をバリバリこなす人は往々にして、タイムマネジメントを意識できています。結果的に時間と業務が直結している人の特徴を紹介致します。

① 決断が早い

例えば資料作成や得意先への訪問一つをとっても、決断が後ろに回れば回るほど業務が苦しくなります。結果、仕事が回らないし、時間も食ってしまうということです。
仕事ができる人は「決める」ということが非常に早くできる人です。決めるためには事前にあらゆる情報を集めて、自分なりの判断基準を持っています。判断能力を高めることもタイムマネジメントの一つです。


② 自分を楽にするという意識を持っている

仕事に辛さを感じたら、自分で対処しないといつまでも苦しいままです。楽をするという意識がない限りは、永遠に仕事は楽になりません。似たような事務処理が連続するのであれば、どこかの時点で一気にまとめてする方法はないか。あるいはもっと簡単に事務処理できるのではないか。外注に出してしまった方が人件費のロスがなくなるのではないか。
仕事ができる人は、徹底して自分が楽になれるスタイルを追求しています。この意識がけが結果的に企業の利益にもつながります。


③ 不要な業務を判断できる

部署内で意味もなく行っている、無駄な仕事を排除することで確実に部署を活性化できます。「なんとなくやっている」仕事の中に無駄なものや無意味なものがたくさんまぎれていることが多いです。これが常習化すると部署全体から活気がなくなっていき、「なんでこんなものやらないといけないのか」とモチベーションをなくす人もいます。
しかし、大抵の人は「なんとなく」の仕事をして時間をつぶしてしまいます。仕事ができる人はその仕事が本当に必要なのかどうかを徹底して検証し、ときには経営者レベルにまで提案します。
無駄な労力がかからなく分、もっとレベルの高い仕事ができるようになります。




タイムマネジメント研修の意味とメリット

多くの企業が導入しているタイムマネジメント研修ですが、主に以下のような理由で導入されています。

・業務効率アップによる、働き方改革への対応

業務効率アップによる、働き方改革への対応
業務効率が高ければ高いほど、仕事が終わる時間も早くなるため、現在の社会の風潮である長時間労働の撲滅になります。また、会社全体での業務効率が上がれば、社員は早く退社できる上に、会社は大きな利益を獲得することができます。
ここ数年の働き方改革で重要視されているのは、「労働時間による評価からの脱却」「脱時間給」つまり、労働時間による評価ではなく社員が生み出した成果によって評価せよと会社に求めています。
業務効率を上げることでこれができるようになります。社員の多くが定時で退社できていれば、会社自体の評判も良くなり、良い人材を獲得できる好循環へと突入できます。


・若手社員へのスキルアップポイント

若手社員へのスキルアップポイント
若手社員はまだまだ業務について未熟で、よほどデキル社員でもない限りはまだまだ目の前の仕事を作業としてこなすだけの「作業者」の域を超えていません。しかし仕事と作業は少し違った意味を持ちます。仕事とは、自らの頭で考えて行動するのに対し、作業は、誰がやってもどんなやり方をしても同じような成果が出ることものです。
タイムマネジメント研修で、まずは作業速度を若手社員に対してはアップさせることを学ばせます。タイムマネジメント研修で、これは作業だからもっと楽をしていい。頭を使うことが仕事であるということを理解させ、「作業者」としてのレベルから「仕事人」という仕事をできる社員へと成長してもらうことができるようになります。目の前の仕事に追われて手一杯な状態では、成長すること自体が見込めません。
作業者として能力をタイムマネジメント研修によって、一気にアップさせます。作業を早くこなすことができるようになれば、考える仕事をする業務上の余裕が新入社員であっても生まれてきます。結果、若手社員のうちからハイパフォーマンスを発揮できる社員への成長することができます。




タイムマネジメント研修の方法とは

代表的なものに大きく3つの方法があります。

① 社外で開催されている講習会への参加

もっともオーソドックスですが、各地で開催されているセミナーへ社員を参加させる方法です。

② スキルチェックシートによる業務の見える化を推進する

各部署の所属長と担当者に、自らが担当している業務について書いてもらい、提出をしてもらいます。スキルチェックシートについては、業務の名称と内容、かかっている時間を1時間単位での記入をルールとします。また年に一度振り返られる時間がある場合、別の時間軸で記入してもらうのも良いでしょう。
このシートは必ず最後に所属長がスキルチェックを行い、評価を行います。所属長と一般社員の認識のずれを正すことができるため、業務の効率化と各部署での育成方針の違いなど、タイムマネジメントを阻害している原因を特定することが可能になります。


③ トップと管理監督者の意思疎通を行う

各部署の管理監督者と経営者との間で、業務に対する意識のズレが些細なものを含めると必ずあります。トップである経営者とそれを基に行動する管理監督者の間に認識の違いがあると最終的には業務効率化を達成できません。
経営者と管理監督者での認識がズレていない状態であれば、管理監督者から末端である一般社員までの情報伝達がスムーズにいくため、業務効率化が非常にスムーズになります。情報を確実に会社全体で共有することで業務効率化が達成できます。




おわりに

業務効率化を推進することで働き方改革にもつながり、若手社員の能力アップにもなります。会社全体で業務効率化の推進を行うことで、組織として働きやすくなり、若手社員の定着だけでなく、外部からも高く評価されることもあるかもしれません。
タイムマネジメント研修で培うスキルは将来、必ず必要なものですので、新入社員の段階で積極的に採用してみてください。
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