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人事向け:内定式の意味と行い方!有意義な内定式の基本指標とは

2017年09月19日

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内定式の意味と行い方を徹底解説!有意義な内定式の基本指標とは


新卒社員を始めとする入社予定者にとってスタートとなる内定式。そんな新入社員にとって重要な内定式を執り行う方が知っておきたい内定式の意義や進め方について解説します。有意義な新入社員にとって、内定式を行うための基本指標を知っておきましょう。


内定式は何のためにやる?実施する意義と3つの理由


内定式は過去の恒例行事としてやっているわけではなく、意義があります。内定式担当者の方は、新入社員にその意義をしっかり感じて貰うためにも、まずは内定式を実地する意味を知っておかなければなければいけません。


①企業理念・方針を知ってもらう


面接時の企業説明や会社のHPで既に知っていると思いますが、「どんな経緯でどんな会社を目指しているのか」といった会社のあり方を伝えます。社長や役員などから直接聞くことによって、これから内定者自身が組織で持つべき理念を持ってもらうことになります。


②社員になる自覚を持ってもらう


これからは勤める会社の名前を出す機会も増えますので、誇りを持って会社の紹介が出来るくらい社員として姿勢を正してもらう必要があります。内定証書の授与や入社承諾書を提出してもらうことで各々が入社を実感するきっかけにもなります。


③入社に伴う不安をなくしモチベーションアップを図る


入社前というのは内定者にとって、最も緊張して不安もいっぱいの状態です。その気持ちを払拭し前向きな気持ちに切り替えて貰う必要があります。内定式に参加している社員の方や、同期の者同士で顔合わせや会話をするだけでも不安は大きく減ります。積極的にコミュニケーションを図ることを勧めて、進行側からも休憩中や懇親会などで自主的に見本を見せるようにしましょう。


内定式を執り行うための心構え


内定式を執り行うための心構え


入社式より前に初顔合わせとなる内定式。司会や進行の経験に慣れていない方はまず取り組む前に心構えをきっちり整えましょう。どんなにシミュレーションを想像でやっていても、内定式で緊張している人たちの前に立つとあなた自身も緊張してしまい、うまく話せなかったり次に進ませる言葉が出てこなかったりします。


大切なのは会社へ迎える気持ち


内定式を進行する際の心構えで大切なことは、内定者へ意識を向けて心からおめでとうの気持ちを持つこと。自分がミスをしないように、うまくしゃべれるように、と自分のことを意識してしまうと余計に緊張してきます。内定式を進行する際の心構えで大切なことは、内定者へ意識を向けて心からおめでとうの気持ちを持つこと。自分がミスをしないように、うまくしゃべれるように、と自分のことを意識してしまうと余計に緊張してきます。


内定式を行う上で気をつけるべき2つのポイント


内定式は多くの場合が一時間程度で終わります。


①時間を意識しておく

計画(タイムスケジュール)と現在の時間のズレを掴んでおくことです。社長挨拶が予想以上に長引いてしまうことも場合によってはあります。その時に、そのままだらだらと進んでしまっては、内定者に「時間にルーズな会社」という印象を与えてしまいます。そうではなく予定しているプログラムの進み具合を把握しておき、次のプログラム以降を短縮させたりして内定式自体の終了時間を守ることが大事です。そのためには事前に挨拶をする方に「時間の都合によってはスピーチの時間を削る、または伸ばしてもらう可能性があります。」と伝えておきましょう。


②進行担当が目立ちすぎない

内定式を進行をする人は意図的にあまり目立たずに淡々と区切りをつけて、次の工程に進めるのが良いでしょう。内定式の主人公はあくまでも内定者なので、場を和ますためのジョークを飛ばすというのも自己判断ではリスクがあります。始めのうちは経験がないので、特に場を盛り上げようとして無茶をする人もいますし、逆にただ言われたセリフを台本通りに読むだけの人もいます。最初からうまくやれる人はいませんので、進行役を務めたことのある先輩に相談しながら、会社のイメージに合った進め方を決める必要があります。


内定式で行う内容


企業によって内定式にも特色があるのですが、基本的な内定式の項目についてご紹介します。
役員紹介などは入社式で行う企業もありますので、主催の人事部内で事前に内定式と入社式でやるべき内容について立案しておく必要があります。
会社の規模や内定者の人数の規模によって、省略する項目もありますのであくまでも一般的な内容として参考にしてください。


①内定式の開会


進行役を務める自身の名前と開会の言葉を述べます。式の始めなので気持ちを引き締めるためにも、はっきりと元気な声で始めてください。
例:「進行を勤めさせて頂きます○○です。皆様ご起立を願います。ただ今より株式会社○○の内定式を執り行います。」


②役員及び社長の紹介・挨拶


会社役員または社長など肩書と名前を呼びます。紹介をする順番、挨拶してもらう人は事前にしっかり打ち合わせをしておきます。
例:「社長訓示、代表取締役社長、お願い致します。」


③主要部門担当者の紹介


次に入社後に配属される部署の責任者である部長クラスの紹介を行います。名前を呼び一礼してもらうくらいが一般的ですが、簡単な挨拶をしてもらうケースもあります。
例:「担当責任者を紹介します。名前を読み上げますので、呼ばれた方はご起立をお願い致します。」


④内定証書の授与・内定者紹介・答辞


内定証書を授与するメインとも言える項目です。一人ずつ社長または進行役が内定者の名前を呼び、内定証書を手渡しします。
例:「内定証書を授与します。名前を呼ばれた方からお受け取りください。」


⑤閉会の言葉


最後は内定式が終わった後に懇親会がある場合などはここで説明をします。
例:「以上を持ちまして内定式を閉会致します。引き続き懇親会を行いますので、このままお待ち下さい。 >これらは一例ですが参加者が何をすればいいのか、というのを明確に伝えることが大切です。


内定式でユニークなことを言うのはNG?


進行はあくまでも式をスムーズに進めるためのナビゲーションを行うだけです。ユーモラスなネタを仕込んで空気を和ませよう、といった必要はありません。とは言え社風があるのでお堅いことを嫌うような企業もあります。社長などから「固くならずに和気あいあいとやってね。」など指示があった時であれば、ユーモラスなアイデアをもって臨むのも良いでしょう。ただしやり過ぎないように自分だけでネタをまとめずに、一度責任者に相談しておく方が無難です。


内定式に備えて進行役がやっておくと良いこと


内定式に備えて進行役がやっておくと良いこと


初めての進行役をする際は、とにかく緊張すると思います。声がかすれたり上ずったりして恥ずかしい思いをしなくて良いように、準備出来ることはやっておきましょう。   ・発声練習をする    ・タンが絡まないように水分を補給しておく    ・直前にトイレに行っておく    ・柔軟体操をして緊張をほぐす    ・可能なら会場に先に入り、雰囲気をイメージする    ・カンペを再チェックしておくる このような準備をしておき、後は本番にリラックスして臨むようにしてください。また進行役は目立つ必要はないとはいえ、内定者を始め参加者全員の目線が向くところでもあります。髪型、ネクタイ、襟などはしっかり整えて、会社の模範的な姿と思われる身なりにしておいてください。


内定式は新入社員にとって印象に残ります


内定式はこれから入社する社員と初めての顔合わせをする、またとない機会になります。新入社員にとっての印象を左右させる行事でもあるので、意義や執り行い方を知って、万全の準備で行いましょう。あなた自身の入社前に同じ気持ちを一度思い返してみてください。初心を忘れずに挑めば、新入社員にとって印象に残る内定式を行えるはずです。

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