なかなか社内のプレゼン資料作成が進まないという営業マンも少なくありません。顧客回りやアポ取りなど、さまざまな業務に追われる営業マンは、なるべく効率良く作業を進めたいところです。そこで今回は、時間がないときに役立てたい社内プレゼン資料の作成術をご紹介します。

プレゼン資料作成のための準備

新規事業案の提案や顧客へ営業提案する際の事前承認など、営業マンが社内にプレゼンしなくてはならないこともあります。プレゼンを行う目的は人の心を動かすことであり、すぐにプレゼン資料の作成に取り掛かる前に、プレゼンの内容を十分に検討することが大切です。

5W2Hでアイデアを整理する

プレゼンの内容は聞き手を意識して決めることが欠かせません。たとえ同じ社内であっても、部署が違えば、考えていることが違うこともあります。独りよがりの説明ではなく、相手に納得してもらえるプレゼンをするためには、5W2Hに気を付けることが効果的です。

5W2Hとは、「Why（なぜ）」「What（何を）」「Where（どこで）」「When（いつ）」「Who（誰が）」「How（どのように）」「How much（いくら）」の頭文字をとったもので、アイデアを5W2Hで考えることによって、分かりやすいプレゼンが可能になります。

【新規事業案について5W2Hで考えた場合】

Why…「なぜ新規事業を行うのか？」

What…「どんな新規事業か？」

Where…「どこで新規事業を展開するのか？」

When…「いつ新規事業をスタートするのか？」

Who…「誰を新規事業のメンバーに選抜するのか？」

How…「どのように新規事業を始めるのか？」

How much…「新規事業にどれくらいのコスト（イニシャル・ランニング）がかかるのか？」

ストーリーの構築

新規事業案の承認を得るためのプレゼンの場合、例えば、以下の順序でストーリーを組み立て、それに合わせて資料を作成すると良いでしょう。

【1】顧客が抱える現状の課題

【2】新サービスによる顧客の課題解決

【3】新サービスの売上見込み

ストーリーをしっかり押さえておけば、無駄な情報を集めることがなくなり、準備するスライド枚数も少なくなるため、
作成に要する時間を短縮できます。

社内プレゼン資料の作成は手間をかけずに

営業マンはプレゼン資料の作成ばかりに時間をとられるわけにはいきません。下準備はなるべく効率的に進め、空いた時間をトークスクリプトの作成や販売プランの練り直しなどに当てれば、営業成果にも良い形で反映されるはずです。

社外の方に向けたプレゼン資料であれば、資料作成に十分に時間をかけるべきです。誤字脱字、フォントやデザインなど、細心の注意を払わなければなりません。しかし、社内のプレゼンであれば、オリジナリティにこだわり過ぎず、スピードを意識して作成することが重要です。社内プレゼン資料のテンプレートがあるときは、そのテンプレートを利用しましょう。

テンプレートがないときは自分で作ることになりますが、営業社員がこれまで手がけてきた社内プレゼン資料が残っていれば、ぜひ目を通してください。参考になる点やまねしたい部分が見つかるのではないでしょうか。プレゼン用の配布資料やスライドのテンプレート、イラスト素材を無料でダウンロードできるサイトもあるため、資料作成前に確認することをおすすすめします。

おわりに

今回は営業マンに実践させたい、社内プレゼン資料作成のコツをご紹介しました。プレゼン資料はその目的と方向性をしっかり見定め、効率的に資料作成を進めましょう。社内プレゼンの場合は資料の見た目の美しさよりも、プレゼン自体の内容を充実させることが重要です。5W2Hなどのフレームワークを使って、納得力のあるプレゼンにしてください。