同じ目標に向けて頑張ってきた仲間の退職、気持ちよく送り出してあげたいものです。しかし、思いもしないトラブルが起きてしまうことも少なくありません。ここでは、従業員の退職時に起こりやすいトラブルと、対処の仕方、注意点についてご紹介します。
 

まずは直属の上司とじっくり話してもらう

従業員を退職させる場合の手続きはさまざまですが、主な会社の対応として、「引き止める」「受け入れる」「退社日を延期する」の3つが考えられます。
必ず直属の上司が窓口となり、互いに納得の上で手続きを進めることが重要です。上司と話す前に同僚が知っていたり、上司を飛び越えて社長と交渉を始めたりすることがないように気をつけます。また、直接人事に退職願を提出させてはなりません。

最低限、上司には「法的には申し出から2週間が経過すれば退職は成立する（民法第627条第1項）」ことを認識させてください。就業規則で退職の1カ月以上前に申し出るよう定めている企業もありますが、就業規則の内容よりも民法の規定が優先されます。
ここで対応を間違えると、さらに上の上司や人事部に相談が来ることになり、トラブルとなります。多少時間を取られることは覚悟の上、直属の上司主導で円満退社へとつなげてください。
 

退職時に起こりやすいトラブル

退職時にトラブルになりやすい要素としては、主に下記が挙げられます。

・退職理由（自己都合または会社都合）
・退職日
・退職申し出後の出勤態度
・有給消化に関する問題
・未払いの給料に関する問題
・引き継ぎに関する問題
・貸与物の返却義務不履行
・機密情報の漏えい
・離職票発行の遅延

会社が退職しようとする従業員を引き止めたり、退職日の見直しをお願いしたりすることはよくあります。戦力がいなくなる会社の損失や、現場の業務が滞ることを考えれば当然といえますが、退職は従業員にとって当然の権利です。双方のすれ違いによって上記のようなトラブルが起きやすいことを織り込んだ行動が求められます。
 

退職交渉における注意点

会社は従業員に退職の意思を示された場合、法的には承諾するしかなく、粛々と手続きを進めていくことになります。しかし、企業も人の集まりである以上、双方の思い違いが起きることは珍しくありません。そこでトラブルが発生しないよう、注意すべき点を挙げます。

退職の申し出を受けた際はまず退職理由をはっきりさせ、今後の勤務スケジュールを話し合いにより決定します。退職理由が自己都合なのか、それとも従業員側に何かルールを逸脱する行動があったのか、就業規則などに基づき、双方が納得するようにしてください。
解雇に伴う退職の場合は、就業規則や法律に反した行動があったなど、解雇の根拠となる証拠が必要です。

解雇に限らず、会社のルールを定めた就業規則や労働契約書、日頃の指導録や出勤簿などの記録は、交渉において重要な役割を果たします。退職手続きの流れや引き継ぎのやり方など退職時の義務も明文化しておくと良いでしょう。
口約束はしばしばトラブルのもとになるため、退職が決まった時点で退職合意書を交わします。退職合意書には、退職日、退職理由、業務引き継ぎのスケジュール、有給休暇の扱い、退職金、退職後の機密保持などを明記します。

なお、有給消化もよくトラブルの原因となりますが、有給休暇は労働基準法第39条によって保証された従業員の権利です。業務の状況を見ながら、従業員とよく話し合ってください。

おわりに
退職の申し出を受けたとき、人事担当者は感情的にならずに対応することが求められます。
日頃から社内のコミュニケーションを密に取り、心のケアも徹底して行う一方、問題となりかねない要素については書類を交わしておくなど、大きなトラブルへと発展させないための事前準備が大切です。