2016年1月より社会保障・税・災害対策の行政手続きで、マイナンバーの利用が開始されています。特定個人情報と呼ばれるマイナンバーを含む個人情報は、利用目的の範囲内でのみ利用が認められ、企業としてマイナンバーを収集する際は取り扱いに厳格な管理が求められます。今回は、マイナンバーの収集や漏洩リスク管理、マイナンバーの提出拒否時の対応に関してご紹介します。

マイナンバーとは

マイナンバー（個人番号）とは、国民一人一人に与えられる12桁の番号のことです。マイナンバーは ｢行政の効率化｣｢国民の利便性の向上｣｢公平・公正な社会の実現｣を目的としています。
2015年10月から、住民票を有するすべての人にマイナンバーを通知している他、今後、行政機関が保有する特定個人情報や自分へのお知らせ情報を自宅のパソコンなどで確認できるマイナポータルがスタートする予定です。

企業のマイナンバー収集

社員の社会保険や源泉徴収などの手続きなどを行う場合、社員や扶養親族などのマイナンバーを収集しなければなりません。ただし、マイナンバー収集の際は、社員に対して利用目的を明示することが必要です。そして、会社は本人確認を行った上で社員からマイナンバーを収集します。
なお、翌年度以降も継続的に雇用契約が発生するなどの場合、収集したマイナンバーを保管し続けることができます。マイナンバーを利用しなくなった場合や法令で定められた保存期間を経過した場合は、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

マイナンバー提出を拒否された場合

マイナンバーの提出にあたっては、社員が提出を拒否することも予想されます。その際はどのように対応すれば良いのでしょうか。まずは、社会保険や源泉徴収などの決められた書類にマイナンバーを記載することが法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも、提供を受けられない場合は提供を求めた経緯を記録し、書類の提出機関の指示に従います。

マイナンバーの漏洩リスク管理

他人のマイナンバーを不正に入手することや、他人のマイナンバーを取り扱う者がマイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを不当に提供することは、処罰の対象となります。悪意により社員のマイナンバーを漏洩させた場合、法的罰則を受ける可能性があるのです。
漏洩の内容によって罰則規定は異なりますが、「3年以下の懲役または150万円以下の罰金」もしくは「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」などが科せられます。

近年では、企業による情報漏洩に対する世間の見方は厳しさを増しています。もし情報漏洩が起これば、信用やブランドイメージの失墜は免れません。それでは、企業はどのようにマイナンバーの漏洩リスクを管理すれば良いのでしょうか。

マイナンバー運用から約1年が経ち、マイナンバーを適正に取り扱うための社内規定の見直し、組織体制やアクセス制限などの安産管理措置の検討、人事・給与・会計システムなどのマイナンバー対応は済ませていると思いますが、マイナンバーの社内研修や勉強会は継続的に実施することをおすすめします。総務人事・経理部門の担当者に限らず、全社員にマイナンバー制度を正しく理解させることが重要です。

また、情報漏洩対策が十分でも、情報漏洩の可能性をゼロにすることはできません。情報漏洩時の対応マニュアルは定期的に見直しましょう。

おわりに

図書館や病院などの公共施設におけるマイナンバー利用も検討されるなど、マイナンバーの利用範囲のさらなる拡大による利便性の向上が期待されます。しかし、情報漏洩の不安は完全には解消されていません。
社内研修や勉強会によりマイナンバーに対する理解を深めるとともに、コンプライアンス（法令順守）の一環としてマイナンバー対策を実施することが大切です。