出社後に自分のデスクにつくことが、従来の一般的なワークスタイルでは当たり前でした。しかし、最近では社員に特定のデスクを割り当てない「フリーアドレス」のオフィスが増えています。今回は、導入前に知っておきたいオフィスのフリーアドレスデスク化による効果とメリットについてご紹介します。

【1】コミュニケーションの活性化

毎日デスクの場所が変わるということは、周囲にいるメンバーも毎日違うということを意味します。固定デスクではコミュニケーションをとるメンバーがいつも同じになってしまいがちですが、フリーアドレスでは話をするメンバーが毎日変わるため、新鮮なコミュニケーションが生まれます。

活気ある職場は、社員一人一人のコミュニケーションから始まります。職種や上下関係、年齢や経歴を越えたコミュニケーションが生まれ、社員同士の距離が近くなることで社員の帰属意識が向上するでしょう。お互いの理解が深まり、ダイバーシティ（多様性）の尊重にもつながります。

プロジェクトに応じてチームのデスクを1カ所に集中させれば、業務上のコミュニケーションがとりやすくなるというメリットもあります。デスクの配置がチーム編成やチーム業務の障害となることはありません。チームメンバーが近くに集まることで、会議室に移動することなく、その場でミーティングを行うことができます。

【2】オフィスの整理整頓の維持

デスクの配置が決まっていると、従業員は自分のデスクをある程度自由に使うことができます。しかし、好きなように資料や荷物を置いておける一方で、整理整頓が不十分なケースも少なくありません。自由に使える反面、デスクの上に資料が積み重なったり、散らかってしまったりすることがあるのです。

一方フリーアドレスのオフィスでは、業務終了後はデスクに資料や荷物を残さないことが基本です。資料はオフィス内の所定の場所に保管し、各自の私物は持ち帰ります。オフィス内がいつの間にか散らかってしまう心配はありません。

フリーアドレス化に合わせてオフィス内の整理整頓をしやすくするために、電子データでの資料保存に移行した企業もあるようです。このようにフリーアドレスが、企業全体で整理整頓を行うきっかけとなるケースもあります。

【3】スペース削減による省コスト化

社員一人一人にデスクを用意するためには、オフィス内にデスクの数に相当するスペースが必要です。しかし、実際には営業や主張、出向などで外出する社員も多く、同時にすべてのデスクが使われている時間はそれほど多くありません。その間、使っていないデスクとそのスペースは無駄になってしまうのです。

フリーアドレスの場合は所属している社員の数ではなく、「同時に集まる社員数」から必要なデスクの数を割り出します。結果、一人一人にデスクを用意する場合よりも、デスクの数が少なくて済み、オフィススペースを広く使うことができます。

こうしたフリーアドレスのスペース削減効果を活用して、オフィスに小さい物件を選び、賃貸コストを抑えることも可能です。また、少ないスペースでデスクの数以上の社員を抱えることができます。シフト制やフレックスタイム制を導入している職場であれば、特にこの効果によるメリットが大きいでしょう。

おわりに

今回は、オフィスのフリーアドレスデスク化による効果とメリットについてご紹介しました。

決められたデスク配置やデスクの割り当てをやめ、自由に着席できるフリーアドレスの職場にすることで、社内コミュニケーション活性化や整理整頓、スペース削減などのメリットが期待できます。より良い職場環境にしたいという場合は、フリーアドレスを取り入れてみてはいかがでしょうか。