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仕事ができない人の6つの特徴!改善を促す8つの対策

2017年09月11日

  • 事例
  • 業務改善
仕事ができない人の6つの特徴!改善を促す8つの対策
仕事ができない人にはどのような特徴があるのでしょうか。この記事では、仕事ができない人の6つの特徴と、できない人に対して、上司や企業がどのように改善を促していけばいいのかを8つのポイントに分けてご紹介します。

仕事ができない人の6つの特徴とは

まずは仕事ができない人によくある、6つの特徴をご説明します。

  • ・スケジュール管理が苦手
  • ・ミスが多く、同じミスを繰り返す
  • ・完璧主義
  • ・言い訳が多い
  • ・周りの意見に耳を傾けない(聞かない)
  • ・報連相ができない(しない)


スケジュール管理が苦手

仕事ができない人は、時間への意識が薄い人が多い傾向にあります。当然ながら時間は限りあるものですが、仕事のできない人は、時間が無限にあるかのような仕事の進め方をします。

「気分に任せて、気が乗らないことは後回し」、「成り行きに任せて、目の前のものから手を付ける」、「必要以上に多くの時間をかけてしまう」など、時間を効率的かつスケジューリングして使う思考が欠けていると言えます。

ミスが多く、同じミスを繰り返す

ミスは誰にでも起こり得ることですが、仕事ができない人は、同じミスを繰り返します。なぜ、間違ったのかを振り返らないからです。あるいは、常にやり直しや修正が発生するためにひとつひとつの仕事の完了に人より多くの時間がかかってしまい、結果振り返る時間を確保できないという状況も考えられるでしょう。

完璧主義

仕事ができない人は、はじめから完璧な状態に仕上げることを目指しがちです。丁寧に仕事に取り組むことは大事ですが、一つの仕事の質に意識が向きすぎると、その納期や他の仕事にかけられる時間が減ります。

結果、納期の近い仕事が溜まってしまいます。こうなると、完璧に仕上げられる確率が下がるばかりか、ミスが発生する可能性が高まるため、余計に時間を取られてしまうのです。

言い訳が多い

ミスや失敗、納期遅れ、進行上のトラブルなど、業務ではさまざまな問題が発生します。仕事のできない人は、このような問題を常に、言い訳で切り抜けようとします。このことが職場の雰囲気や人間関係を悪くし、業務進行の妨げになることもあるでしょう。何より、自分が遂行した仕事の内容ややり方を見直すことが抜けてしまう点が問題です。

周りの意見に耳を傾けない(聞かない)

仕事ができない人は、上司や先輩、同僚など周りの人の話や意見を聞かずに、常に自己判断で仕事を進めます。ためになる忠告や、役立つアドバイスにも耳を貸しません。不明瞭なことや理解できないことがあっても、上司や詳しい人に質問や確認をしようとは思わないのです。結果的に不適切なアウトプットとなり、業務を滞らせたり、損失や問題を発生させたりしてしまいます。

報連相ができない(しない)

仕事ができない人の中には、業務は自分だけで遂行し、完結するものと捉えている人がいます。その場合、連携が不得意なケースが多いです。上司やチームメンバーとの報連相の必要性、やり方を理解していない可能性があります。間違いが発生すれば、「なぜ、確認しなかったんだ」、納期が遅れたことに「もう少し早く言ってくれれば、打つ手があったのに」など、多くのことが手遅れの状態で発覚し、迷惑をかけるのです。

仕事のできない人も変われる!改善のための8つの対策

仕事のできない人も変われる!改善のための8つの対策
では仕事ができない人は、どのようにすれば、「できない人」から抜け出せるのでしょうか。企業や上司の促し方次第で、きっと変化が見えてくるはずです。仕事ができない人の「できない特徴」に合わせて、必要な指導やアドバイスをしていきましょう。

  • ・作業の所要時間を把握させる
  • ・メモを取らせる
  • ・整理整頓を徹底させる
  • ・指示を確実に理解させる
  • ・周りとのこまめなコミュニケーションを意識させる
  • ・報告タイミングを決める
  • ・ミスに対して改善点を見つけさせる
  • ・優先順位を意識してもらう


作業の所要時間を把握させる

仕事のできる人は、自分がこなせる仕事量を知っています。その基準値をもとに、質を保てる範囲の仕事を引き受け、作業の順番や取り掛かるタイミングを決めています。

仕事のできない人は、自分の基準値を把握していないため、指示のままに仕事を請け負ってしまうのです。つまり、自分なりに仕事を調整するスキルが必要です。作業のひとつひとつについて、自分の所要時間を把握させることから始めてみましょう。

メモを取らせる

できない人は、自分の記憶能力を過信していることが多い傾向にあります。上司から指示を受けるときや、打ち合わせのときなど、聞くだけで仕事に取り掛かろうとします。その結果、アウトプットで抜けが発生する確率が高くなるのです。必ずメモを取ることを促しましょう。
メモを取ることに慣れていないと、何をメモするべきかさえ分からないことがあります。押さえるべき点については「これはメモしてください」と伝えるのが確実です。

整理整頓を徹底させる

デスク周りの見た目が、その社員の現在の頭の中の状態を表していると考えてみてください。雑然としていれば、どの業務も混乱した状態で進めている可能性があります。デスク回りが散らかっていると、目の前の仕事とは関係のないことが目に入り、集中が削がれやすくなってしまいます。その結果、必要な資料やファイル、文具を探す時間が多くなります。各作業があちこちに混在し、進捗も把握しにくいはずです。
整理整頓を徹底することで、仕事の効率がアップするでしょう。習慣化されるまでは決まった時間を指示するのも有効です。

指示を確実に理解させる

仕事ができない人は、あいまいな理解のままで仕事に取り掛かることがあります。きちんと理解し、進めることの重要性を認識させましょう。その結果、どれほどの違いが発生し、どのような影響が出るのかを伝えましょう。
理解を促すためにも、指示をする際には、到達地点と併せて目的を伝えることもポイントの一つです。アウトプットに必要な、具体的なポイントも含めて伝えておくとよいでしょう。
理解できているかの確認として、取り掛かりの前に質問してみるのも一手です。

周りとのこまめなコミュニケーションを意識させる

周りとのコミュニケーションが足りないために、ミスや停滞が多いということも考えられます。性格的な部分からの傾向とも言えますが、業務には最低限必要なコミュニケーションが必要です。それを満たすことが、新たなコミュニケーションも生み出します。たとえば、挨拶、感謝など小さな声掛けの機会を活かすように伝えてみるといいでしょう。

人事や上司には、コミュニケーションの取りやすい環境づくりが求められます。ミーティングのスタイルや頻度、デスクの配置の見直しや、交流の場として休憩室を設置したり、交流会を設けたりするのも一策です。

報告タイミングを決める

報連相のできない人は、報連相の仕方が分かっていないことが多いです。上司の忙しさを見て、頻繁な報連相になることを遠慮するケースもあります。上司によって、求める頻度が異なるのも事実です。「水曜日に、進捗をメールで送ってください」「50件まで済んだら、データを一度見せてほしい」というように、こちらから報告してほしいタイミングを明確に指示するようにしてみてください。

その報告の際に、質問や相談が上がってくることも多いですし、不足事項も促せます。やり取りを繰り返しているうちに、的確な報連相のポイントが掴めるようになるはずです。

ミスに対して改善点を見つけさせる

ミスがあったときに、本人を責めるような姿勢を取ると、言い訳が出やすくなります。
ミスを起こした部下ではなく、起こった事象に目を向けた指摘を心がけましょう。責任の所在ではなく、改善ポイントを見出せるようになることが先決です。

ミスをした本人と一緒に、不足事項やズレが生じたポイントを探ってみましょう。「どこを変えれば回避できたと思う?」「どこを修正すればもっと良くなるかな?」などです。ダメ!と反応するより、質問で改善ポイントに気付かせるのが効果的です。

優先順位を意識してもらう

仕事のできない人は、単純に目の前にある仕事や、取り組みやすい仕事から手を付けることが多いです。
研修などを実施して、優先順位の見極め方を身に付けさせましょう。適切な見極めができるまでは、仕事を割り振ったり、指示したりする際に、その期限を明確に伝えるようにしてください。すでにある仕事と被らないかを確認してあげることも大切です。

おわりに

仕事のできない人も変われる!改善のための8つの対策
仕事ができない人でも、あるポイントを改善すれば、大きく変化することができます。
何を変えて改善すべきかの見極めは、人事や上司の役目かもしれません。常識的なビジネススキルや社内のできる人材の仕事のプロセスに着目しながら、的確な改善指導を行っていきましょう。
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