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業務、タスクの「見える化」を取り入れるべき理由と導入のポイント

2017年09月15日

  • マネジメント
  • 業務改善
業務、タスクの「見える化」を取り入れるべき理由と導入のポイント

みなさんの職場では、業務またはタスクの「見える化」を行っていますか?見える化を行うことで業務上の問題点がどこにあるかが明確となり、企業の成長を促せます。では具体的に、見える化を行うためにはどうしたらいいか?実例を交えてご紹介いたします。



「見える化」とは?

見える化は、英語では”Visualization”といいます。製造の現場や企業の経営における、管理方法の1つになります。「PDCAサイクル」(計画、実施、評価、問題点の検証)を、目に見えるようにすることを意味します。PDCAサイクルそのものは、第二次世界大戦後からある基本的な仕事を行う上での考え方となります。



見える化を自社に導入するときのポイント

 「見える化」はただ導入するだけでは失敗に終わってしまいます。「見える化」導入にあたって注意すべきポイントをご紹介します。


➀「見える化」そのものを目的としないこと

「見える化」はあくまでゴールではなく手段です。問題解決という目的の中で「見える化」を位置づけます。


➁情報を隠したりしない企業風土つくり

社内において自発的に問題点や、弱点を露見させるのは困難です。そこで、こうした問題の早期の発見・対策は、「企業に良い結果に繋がる」ということを教育する必要があります。


➂全員が共有出来るようにシンプルでわかりやすく

見る側である社員が気付きを得ない「見える化」では効果を生みません。見る側に対する配慮をしましょう。


➃現場の無駄や異常を見抜く実践で生かす

現場で生かされてこそであり、経営資源としての人材教育という意味でも重要です。


>以上の4点に注意することが、「見える化」導入におけるポイントになります。



見える化の効果を感じられないときに実践したい3つの方法

 見えるかの効果を感じるためには、「指標」を考えることがあります。主に「起案段階・予算化段階において」と「実際に導入し活用をし始めてからの効果を検証する段階」、そして「人の意識改革」の3つの状況があります。


➀起案段階・予算化段階において

 商品化するための起案段階・予算段階において、誰でも納得出来て意思決定に繋がりやすいロジックを説明する際に、「見える化」を活用します。具体的には、「インプット部分」と「アウトプット部分」に着目します。


・インプット部分:費用対効果分析やデータ収集によるグラフや表を作成することなどです。
・アウトプット部分:「見える化によってこういったアクションがおこり、こういう成果が得られた」というデータ・裏付け。


>どちらもデータをもとにした事実であるために客観的な評価を得やすくなります。


➁実際に導入し活用をし始めてからの効果を検証する段階

常に真因を発見し、それに対するアクションプランの策定をしていては時間が足りない場合も多くあると思います。こういった要因で「見える化」の効果が感じられない場合が多いです。その際には、「見える化」によって効果が得られる数値に着目して追っていくことが大切です。追うべき「数値」が決まったら「推移」をみてその変化による「結果」から確かめてみるのが良いでしょう。


➂「人」の意識改革

経営資源として社員の意識が変わったかどうかも、重要な判断基準です。例えば、社員が「データを活用して仕事をすることが増えた」、「仮説検証という思考プロセスを経るようになった」などの報告を参考にします。



見える化が機能していないときのPDCAサイクルの見直し

PCDAサイクルを導入したのに、結果が芳しくない場合は、見直しが必要です。各ステップにおける「見える化」が、上手く機能していないからです。4段階に分けて見直しをしてみましょう。


ステップ① 問題や課題の発見

目指す目標をしっかりと定めます。現状とのギャップを認識することから始まります。


ステップ② 問題や課題の真因の追求

現状を細分化して、ギャップが生じる原因を解明する過程において、真因を探ります。真因を発見したら、それを解決するための具体的アクションプランの計画とその実行具合を測る指標の策定をします。


ステップ③  真因を解決すべく具体的対策を講じ目指す姿に近づける

アクションプランに基づき、実行し、真因の解決に励みます。このステップにおいて実行状況を「見える化」します。


ステップ④ 目指す姿に近づいたのか確認・検証

真因が解決出来たら、目指すべき姿にどれだけ近づけたかの検証をします。このステップにおいて効果の「見える化」を行います。



「見える化」を行って職場の問題を改善していきましょう!

 製造の現場、企業の経営だけでなく、見える化を行うことでより良い職場環境を作れます。社員の仕事に対するモチベーションや意識が向上し、その結果として組織、企業が成長します。もちろん、業務の全てを見える化をする必要はありません。見える化をすることそのものが目的となってしまい、かえって逆効果になることもあります。まずはどこの、どの業務を見える化をするのかを議論し、1つずつ改善してみてください。

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