書類選考3つのポイント！コツや以外と知らない選考結果の連絡方法

今後一緒に会社で働いていく「仲間」探しである採用は企業にとって大事な仕事です。その仲間を書類でまず選考するのですから、見落としがあってはいけません。今回は書類選考のポイントと合わせて選考結果の連絡方法もご紹介していきたいと思います。

書類選考3つのポイント！～1つ目は書類の見方から～

書類だけで応募者を判断することは難しいことです。しかし、何にでも効率よく業務をすすめるための「コツ」というものが存在します。ここでは書類選考をサクサク終わらせるためのコツをご紹介していきたいと思います。

履歴書

まず、応募者を選考する際に履歴書でチェックすべきポイントは以下のようになります。一目見ただけで応募者を選別することができるので、書類選考をサクサクと終わらせることができるようになります。

①履歴書は手書きか？

最近では専用のソフトに打ち込んで履歴書を保存して、必要な時に印刷するということができるようになっています。しかし、大事な企業への入社を決める書類を一括処理するようでは、企業への思い入れを疑いかねません。履歴書がきちんと手書きか、チェックしましょう。

②履歴書は綺麗か？

食べかすが付いていたり、飲物のしみがついていたりする履歴書は問題です。履歴書がきちんと取り扱えない応募者は入社後も重要な書類などの処理に不安があります。物の扱い方など社会常識を履歴書からチェックすることも大事なポイントになります。

③履歴書に必要事項が記載されているか？

日付などは欄外にあるため記載漏れの多いポイントです。また印鑑の押し忘れも見落としやすいポイントです。こういったミスが多い人材は仕事上でもミスが多い傾向があります。他に面接へ進むポイントが無い場合は、書類選考の時点で採用を見送りしましょう。

職務経歴書

職務経歴書で1番重要なポイントはどこでしょう？それは転職サイクルです。数年おきに転職しているような応募者では、また数年したら転職する可能性が高いです。また、無職の期間が長い応募者は職に就いていない期間が気になります。このように職務経歴書で一番重視するポイントではどんな仕事をやってきたのかではなく、応募者の転職サイクルや無職の期間ということになります。せっかく入社してもらうことになっても、すぐに退職する応募者では、採用する意味がないからです。まず、そこに絞って職務経歴書を見ると書類選考をしやすくなります。見てきたように書類の内容からだけではなく、書類の形式からも応募者を絞り込むことができます。うまく書類選考に活用して、サクサクと選考作業をしていきたいものですよね。

書類選考3つのポイント！～新卒採用の場合～

新卒採用の場合、応募者の数が多くなります。ですから、書類選考の時点でサクサクと応募者を選別するように心がけましょう。まず、誤字・脱字等の書類はそれだけで企業に就職する意志があるのかを疑いたくなります。入社意思を感じられない応募者は書類選考の時点でふるいにかけます。次に応募書類から熱意・やる気をくみ取りましょう。新卒の場合は長く会社で付き合う仲間になる可能性が高いです。そして、企業でしっかりと社会人教育をこれからしていくことになります。応募者の現時点での能力よりも、会社に対する応募者の気持ちの方が重要なポイントになります。

書類選考3つのポイント！～中途採用の場合～

中途採用の場合書類選考で重視したい点は、「採用の意図」によって異なります。企業が経験重視の即戦力を求めて採用したい場合は職務経歴書をしっかりと吟味すべきです。応募者が前職で何をやってきたのか、その仕事内容が自社で必要としているものであるのか、具体的に検討していくと書類選考も合理的にすることができます。未経験者ＯＫの求人の場合は応募者の自社への入社に対する熱意や意識を重点的に見ると良いでしょう。また、中途採用の書類選考の場合は前職での年収・年齢の組み合わせを見ることが大事です。自社の年収水準と比較することで応募者が前職でどのような仕事をこなしてきたのかを推測しやすくなります。

選考後の連絡のタイミングと仕方

書類選考後の連絡のタイミングやその方法は企業によって異なるため、「いったいどうすればいいのか？」と迷うこともあると思います。ここでは一般的な書類選考後の連絡のタイミングやその方法をご紹介していきたいと思います。

合格者の場合

・書類選考の連絡方法

書類選考に合格した応募者に対しては電話で連絡することが一般的です。理由としては確実に応募者に合格を伝えることができるからです。また電話で連絡することで応募者の反応から自社に対する入社意思をくみ取りやすいというメリットもあります。また合格者が多数の場合はメールで書類選考の合格通知を出すこともあります。理由はコストがかからないことと、応募者の時間的な都合を考慮することなく通知することができる点があげられます。

・書類選考の連絡時期

書類選考の連絡時期ですが、一般的には2週間をめどに合格通知を出せば良いということになっています。しかし合格者にはできるだけ早く通知した方が良いでしょう。近年少子化の影響で超売り手市場になっていますので、優秀な人材が他社に流れてしまうからです。

・不合格者の場合

中には不合格者には通知をしないという企業もありますが、不合格でも通知を出すように心がけましょう。なぜなら、企業のイメージが悪くなり、将来的に不合格でも通知をださないことが企業にとってデメリットになるからです。通知は合格者と違い、採用可否の連絡にスピード感は必要ありませんが、遅くとも2、3週間以内には送りましょう。

おわりに

今回は書類選考のポイント及び選考結果の連絡方法をご紹介してきました。超売り手市場で企業も優秀な人材の確保が難しくなってきています。そこで、できるだけ書類選考をスピーディーに行って、他社よりも先に合格通知を出しましょう。そうすることで他社にアドバンテージをとることができます。記載してきたような書類選考のポイントをしっかりとチェックしてサクサクと書類選考を行うようにして、優秀な人材を一人でも多く確保したいものです。

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