メールでの不採用通知も、ごく一般的になりました。今回はメールで送る不採用通知の書き方やポイントについて解説します。不採用通知は嬉しい通知ではないため、ネガティブ心理を引きずられる可能性もゼロではありません。タブーやNGを理解し、丁寧な対応で締めくくることが大切です。

不採用通知をする意義とメリット

採用選考を通過した内定者にその旨を通知するのと同じく、不採用となった応募者や候補者にも通知する必要があります。

電話で通知する方法もありますが、不採用になった求職者とは、不採用通知で「そのとき」の採用についてのやり取りを終了します。のちの認識のズレやトラブルを防ぐためにも、メールでの伝達がおすすめです。

記録として残せ、結果をいち早く届けることができます。不採用の通知を受けた求職者は、求職活動を続けなければならないため、できるだけ早く知らせることで求職活動の手助けにもなるでしょう。

先ほど「そのときの採用に関するやり取りは終了」と述べましたが、将来的な接点の可能性はゼロではありません。

たとえ「そのとき」雇用者と従業員という関係は成立しなかったとしても、候補者が消費者／顧客となる可能性はあります。また、取引先企業に入社して自社の担当者になることもあり得ます。さらに、数年後の再募集でダイレクトリクルーティングの対象となる優秀人材に挙がってくるかもしれません。

このように、将来的に関わるかもしれない相手ということを視野に入れて対応すべきでしょう。

不採用通知メールの例文

では、不採用通知メールの例文をご紹介します。
まず「書類選考で不採用の場合」、そのあとに「面接後の不採用の場合」の例文です。

書類選考で不採用の場合

面接後の不採用の場合

不採用通知メールを書く／送る際のポイント

では、不採用通知メールの作成や送信のポイントを解説します。

不採用通知メールの必須項目
メールに必ず含めなければならない項目は以下です。



宛名を含め、すべて正式名称で記載します。テンプレートを作っておけば作成は効率的ですが言い回しは慎重に選択しましょう。

ビジネス文書ではよく見る冒頭の時候の挨拶は、不採用通知の場合は省略しても問題ありません。また、不採用になった理由についても触れる必要はないでしょう。

相手への敬意と配慮を忘れない
不採用というネガティブな内容のメールとなるため、特に丁寧な姿勢が求められます。上から目線にならないよう注意が必要です。受け取る相手の気持ちを考慮して慎重に言葉を選びましょう。
たとえば、ダイレクトな「不採用」という言葉の記載はおすすめしません。「見送らせていただく」「ご希望に添えない結果」「貴意に添いかねる結果」などと和らげるのが適切です。

簡潔に伝えることも忘れないようにしましょう。丁寧さの度が過ぎる回りくどい文章は返って印象が悪く可能性があります。

不採用通知メールだと明確にわかる件名
不採用通知メールの件名は、はっきりと選考結果の連絡であると分かるように記載しましょう。

選考結果が採用か、不採用かによって、候補者はその後のスケジュールを決めます。
不採用の場合、不採用通知のメールが最終コンタクトというケースも少なくありません。もし、候補者がメールに気づかないようなことがあると、合否を知らないまま待ち続けてしまうことにもなりかねないのです。

件名は、カッコや印を使って目立つ工夫を施しておきましょう。

例：

不採用通知メールで注意しておくべきこと

不採用通知メールを送信する際には、以下のような注意点があります。



対応によっては不評な口コミにつながることも
不採用通知メールもビジネス文書のひとつです。メールの書き方ひとつにも企業レベルが表れます。冒頭でもお伝えしたように、将来的な関わりのためにもビジネスマナーや、敬語や言い回しなどには細心の注意を払うことが大切です。

対応に不快さを覚えた候補者たちは、容赦なくネット上での不評な口コミを投じる時代になりました。悪評・不評が公開されると、目の前の候補者だけでなく、将来的な採用活動や業績にも悪影響が及ぶ可能性があるのです。

不採用だからと時間を空けない
選考通過や合格の通知は、途中離脱や辞退を防ぐために早めに動く企業が多いです。その一方で、不採用通知は後回しにされがちではないでしょうか。不採用になった求職者ができるだけ早く次のアクションに移れるように、速やかに連絡することが大事です。遅い通知は印象もよくありません。

必ず個別送信をする
不採用通知メールは、必ず個別に送信します。不採用となった人が複数いることは大いに考えられますが、一斉送信（CCやBCC）で手間を省くことは失礼にあたります。受信者が気付けば気持ちの良いものではないでしょう。また、必須項目である宛名に間違いがないように気をつけましょう。

人材紹介サービス経由の場合は確認を
人材紹介サービスから紹介してもらった候補者とのやり取りは、すべてサービス会社の担当者経由で行う契約になっていることがほとんどです。提出される応募書類や面接で連絡先が分かったとしても、直接の連絡は契約違反となってしまうでしょう。人材サービス経由の場合は、その点の可否をきちんと確認することが大切です。

おわりに

不採用となった応募者・候補者も、自社に興味を持ち、入社を目指して少なからず時間を割いてくれた人たちです。敬意と感謝の気持ちを込めてきちんと通知しましょう。

結果が出次第できるだけ迅速に知らせてあげることが、ひとつの誠意の表現方法だと言えます。不意の間違いやミスでネガティブな印象を与えてしまわないよう、最後まで気を抜かない対応で締めくくりましょう。