若手採用に強い人材紹介|株式会社ジェイック

お役立ち情報

20代の人材採用から定着まで徹底サポート

【例文あり】不採用通知メールの書き方と連絡のタイミング!

2015年11月17日

  • 新卒
  • 人事
  • ノウハウ
不採用通知は電話?郵送?メール?面接・書類選考の不採用通知文例
採用試験の応募者に選考結果の連絡をする必要がありますが、不採用通知を出すことは気が重いという人事担当者もいるのではないでしょうか。最終面接まで進んだ応募者に不採用の通知を出す際は複雑な心境かもしれません。相手に失礼なく、しかしきちんと選考結果を知らせるためにはどのように不採用通知を出せば良いのでしょうか。
今回は不採用通知を出す方法や文面などで気を付けたいポイントをご紹介します。


不採用通知の出し方


不採用通知の出し方

不採用通知は書面による連絡を基本とし、状況によってメールや電話を使い分けます。現在はプライベートでもビジネスシーンでもメールでのやり取りをすることが一般的となっているため、結果を少しでも早く知りたいと思う応募者のことを考えて最初にメールで不採用の通知を行い、後で書面を送付する対応も考えられます。時間がない場合や応募者の住所が不明な場合などは電話による通知も可能ですが、記録が残らないためやむを得ない場合の手段とした方が安全です。


不採用通知を出すときの注意点


不採用通知を出すときの注意点

不採用の場合も用件のみの事務的な文面で不採用通知を出したり、面接や書類選考から必要以上に時間を空けて通知したりすることは失礼に当たります。わざわざ会社に関心を持ち、お金と時間を掛けて会社に足を運んでくれた不採用者にお礼や感謝の気持ちを忘れず、ビジネスマナーに則った対応を心掛けます。将来お客様になる可能性もあることを考慮して礼儀正しく対応してください。

選考後1週間を目安としてなるべく早めに結果を通知します。結果を心待ちにしている応募者に、良い結果であれ残念な結果であれ、一刻も早く知らせてあげた方が親切です。応募者から送付してもらった選考書類は返却と破棄の2通りが考えられますが、個人情報に関して不安を持つ応募者もいるため返却をおすすめします。


不採用通知の文例


以下は不採用通知の基本となる1例です。日付と応募者氏名、タイトルを入れ、本文を頭語と結語で挟みます。時候の挨拶は必ずしも必要ではありません。
「不採用」などの言葉はそのまま伝えるのではなく、「ご希望に沿うことができず…」などの柔らかい表現にしましょう。本文冒頭で応募してくれたことに対するお礼を入れることによって、気持ちがこもった丁寧な印象になります。

【書面での不採用通知の例】

平成◯◯年◯◯月◯◯日



○○○○様
選考結果のご通知


拝啓 時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は弊社にご応募いただきありがとうございました。

社内での厳正なる選考の結果、誠に遺憾ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。ご期待にお応えすることができず、大変申し訳ございません。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆になりましたが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。


敬具



・書類選考で不採用の場合
選考書類一式を預かっている場合、「ご応募に際し、お預かりしました履歴書を返却いたしますのでご査収ください」などの1文を加えます。

・面接選考で不採用の場合
面接に足を運んでくれた応募者については、本文の冒頭部分を「先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました」に変更します。


おわりに



不採用になった応募者が会社の一員として働くことはありませんが、今後何らかの形で会社との関係が生まれることもあります。将来顧客になる可能性もあると思えば失礼な対応はできません。
不採用通知を出す際に意識すべきポイントは「相手のことを考える」ということです。結果を早く知りたい応募者のことを考えて速やかに結果を通知する、わざわざ書類送付や会社訪問をしてくれた応募者に感謝の気持ちを伝える文面にする、などを忘れないようにしてください。
20代の人材採用から定着まで徹底サポート

こんなことを
お考えでしたら、
お問い合わせ
ください。
  • 34歳以下の若手から応募が少なく、吟味して採用できない
  • 若手応募者の質が低下してきており、内定基準に達する人に出会えない
  • 内定を出したのに、辞退されることが多い
  • 若手は採用したいけど、そんなに採用にかけられる時間がない
  • 久しぶりの若手採用。今ドキ若者の社内育成のノウハウが無くて不安
※ その他、若手採用、定着、活躍についてでしたら、どんなことでお問い合わせくださいませ。