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採用事務の効率化を図るには?現状の課題や効果的なフロー、企業事例

2017年11月21日

  • 業務改善
採用業務におけるフローの効率化を図るには

採用業務は企業の成長を左右する重要なタスクですが、採用担当者に大きな負荷がかかります。企業によっては毎年の採用業務に追われ、効率化や改善に手が回っていない例も少なくありません。今回は、多くの企業で課題となっている採用フローを効率化させる施策についてご紹介します。

採用フローとは

>採用フローとは

人材を採用するための一連の企業活動が「採用フロー」です。企業によっては、課題や問題点を明らかにするため、視覚的に分かりやすいフローチャートを用いる場合もあります。

採用フローを構成するものは、以下のような要素です。

・求人情報の展開
・プレエントリー(Webエントリー)
・会社説明会、合同説明会
・エントリー受付
・書類選考
・筆記試験
・面接試験
・グループワーク、グループディスカッション
・内定者フォロー

上述した要素はあくまでも一例であり、企業によってはさらに要素が増えることもあります。人事部門以外の部署の協力を仰ぐ機会も出てくるでしょう。そのため、採用の労力を軽減し、自社が求める人材に効率的にアプローチする方法が求められています。

採用業務効率化の施策

採用業務は企業の採用担当にとって大きな負担であり、工数やコストの面でも採用業務効率化は喫緊の課題です。効率化のための具体的な施策や考え方をご紹介します。

歩留まり率向上を目指したフロー改善

採用フローにおいて最も重要視されるポイントが、内定人数に対する実際の入社率を表す「歩留まり率」です。内定者が多いほどコストや工数は増えていきます。内定を出した求職者が入社を決断しない場合、その内定者に対して行ってきたフォローが無駄になってしまうのです。前年よりも歩留まり率をアップさせるためには、応募者管理体制、応募者対応の改善などが施策として考えられます。

管理システム導入

実際の採用業務の大半を占めるものは、応募者情報の管理をはじめとする事務的な作業です。近年は、情報の一元化や、採用担当・面接担当同士のディスカッションを可能とするなど、採用に特化したシステムがパッケージでリリースされています。事務的な作業時間を大幅短縮するためのソリューションとして、このようなシステムは多くの企業で活用されていくでしょう。

採用業務のアウトソーシング

採用業務のアウトソーシング

採用業務のすべてを自社で実施しなければいけないわけではありません。近年は、採用業務の一部を他社にアウトソーシングする例も増えてきました。採用代行サービスを展開している企業を利用すれば、自社の採用担当は最終面接、内定可否、内定者フォローなどのようなコア業務に集中できます。


フロー改善で採用業務を効率化させた事例

上述したような施策を実施し、実際に採用業務を改善させた事例を2つご紹介します。

事例1

従来メールによる応募者対応、表計算ソフトによる応募者管理を実施していたA社は、採用活動にかかる工数に悩まされていました。また、面接の評価にはペーパーベースのチェックシートを用いていたことからも、必要書類を探すだけでも手間がかかっていました。そこで、採用関連業務を一元化できるシステムを導入したことによって、採用担当の時間的リソースが生まれ、戦略的な採用施策を打ち出せるようになりました。

事例2

事業拡大に伴い、迅速な人材の拡充を必要としていたB社でしたが、当時の環境では採用のための十分な時間的リソースが確保できないため、採用業務のアウトソーシングを決断しました。結果として、採用担当が最終的な選考に集中できるようになり、採用活動の全体的なコストダウンも実現できました。

おわりに

近年はあらゆる産業において売り手市場が続いています。歩留まり率に注目してフローの改善を実施する取り組みや、採用に特化した採用システムの導入、採用業務のアウトソーシングも普及してきています。採用業務効率化のために、自社にどういった施策が必要なのかを考えてみましょう。
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