社員の急な退職に伴う欠員補充や、大規模プロジェクトに向けた担当者増員の必要性が生じた場合、一刻も早く採用活動を開始したいと思うのはないでしょうか。しかし、無計画に採用活動をスタートさせた場合、期待した効果が得られない可能性があります。
そこで今回は欠員補充・増員を実施する際の人事採用計画の立て方についてご紹介します。
 

【ステップ1】採用人数を決める

まず、人事担当者は今回の採用活動で何名採用するか決定することが必要です。しかし、会社上層部と現場スタッフの考えは異なることが多く、採用人数の決定は容易ではありません。
例えば、採用による人的コスト上昇を懸念する上層部は3人を採用する方針であっても、業務を円滑に進めたい現場スタッフは5人欲しいと考えている場合もあります。したがって、人事担当者は各部門の要望を調整しながら、最適な人員を確保することが求められるのです。

「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」とは
上層部の要望を優先させることを「トップダウン方式」（Top-down System ）と言います。トップダウン方式では経営を担う上層部は現状の業績を考慮の上、人件費や各部門の人数を検討します。一方、各現場の要望を優先させる方法が「ボトムアップ方式」（Bottom-up System）です。ボトムアップ方式では各部門の要望を聴取することによって、必要人数を算出します。

「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」のどちらを採用すべきか
会社視点のトップダウン方式も現場視点のボトムアップ方式も一長一短があります。トップダウン方式を採用した場合、人件費を抑制できたものの、人数の不足により業務遂行が困難になる可能性があります。一方、ボトムアップ方式を採用した場合、業務の停滞は解消されたものの、人件費増加や人員過剰の状態を招く恐れがあります。
おすすめしたいアプローチは、トップダウンとボトムアップをうまく組み合わせることによって、適切な採用人数を決定する方法です。現場が必要とする人数をヒアリングした上、人数は適正であるか上層部が判断・調整します。

【ステップ2】採用する人物像を決める

採用計画を立てる際は採用人数だけでなく、採用する人材の「人物像」をあらかじめ決定する必要があります。普段よりも多くの人員を必要とする繁忙期は、「とにかく仕事ができる人材」「業務に必要なスキルを持っていればOK」など、採用基準が不明確なまま採用活動を進めがちです。
しかし、あいまいな採用基準を基にして採用活動を進めた場合、将来的に社員の年齢層やスキルに偏りが生じることもあります。長期的な会社の利益のためには、人物像を明確にさせることが不可欠です。

【ポイント1】採用者に求める役割・性格の明確化
採用者に求める役割を明確にしてください。マネジメントや新規事業の立ち上げを行うことができる人材が欲しいと考えるか、業務を経験しながら会社のコア人材へ成長してくれる、伸びしろのある人材を欲しいと考えるかによって、採用者は異なります。
また、採用者の性格も考慮しましょう。「積極性」「柔軟性」「緻密さ」「協調性」「機敏性」など、どのようなパーソナリティーを持った人材がふさわしいかという点も、あらかじめ検討しておくべき採用基準です。

【ポイント2】現場社員へのヒアリングを実施
採用したい人材の「人物像」については、一緒に働くことになる社員からのヒアリングも有効です。人事担当者は各部門の業務内容の詳細まで把握できません。同じ営業職でも、部門によって求められる適性は異なります。現場が求める人物像（スキル・パーソナリティー）や育成計画を現場社員からヒアリングすることによって、具体的なイメージを描きやすくなります。

おわりに

今回は欠員補充・増員を実施する際の人事採用計画の立て方についてご紹介しました。会社で最も大切な財産は人材です。理想の職場環境や先進的な制度の導入も、人材がいなければ意味を持ちません。
欠員が出た場合、業務に支障をきたすことを恐れるあまり、採用基準が不明確なまま急ピッチで採用活動を進める傾向があります。しかし、円滑な業務遂行、かつ将来に資する人材を求めるのであれば、採用活動の前にしっかりとした計画を立てておくことが重要です。