◆第１６３号◆ 生産的に会議を進める６つのコツ ～「営業革新の急所」 ナマの営業の知恵をお届けします～

こんにちは。
第１６３号の営業革新の急所です。

さて、最近ある企業の会議に連続して同席しています。
会議は、組織へのマネジメントを回す上で、企業にとって重要です。
そこで今回は、有効な会議を実行するうえで、重要だと思うことを並べてみました。


１.主催者が毎回一方的に話していないか

社長や部長が、ずーーーーっと話しているのを良く見かけます。
それは方針や心構えを浸透する上で必要な事ですが、
毎回それだけ、というのはいけません。

　　 聞いたことは忘れる　　見たことは思い出す
　　 体験したことは理解する　　発見したことは身に付く

と言います。
上司が話すだけでなく、全員に参加意識を持たせながら会議を作っていきましょう。


２.あらかじめ議事と配布資料が用意されているか（用意させているか）

会議が盛り上がらない場合、その原因は、
きちんと準備されていないから、ということが多いようです。
主催者が議事を決めておくことは当然ながら、
議事に沿って配布される資料は余裕を持って用意しておいてほしいものです。
当然参加者に資料を用意させる場合は、主催者から指示しておくべきですね。


３.会議の冒頭で、その会議の目標が設定・確認されているか

準備にも関連するのですが、その会議が目指す状態（目標）を
あらかじめ設定すべきです。
例えば、ある議題について討議し“今後の方針を決定する”とか、
各自の持っている情報を共有し“徹底すべき行動をリストアップする”とかです。
言うまでもなく、“　”の中が目標であって、「討議」や「情報共有」は手段です。
討議や情報共有の結果どうするのか？が大切ですよね。

これがきちんと設定されれば、自ずと会議のやり方が変わるはずです。
目標が変われば手段が変わる、と言いますから。

尚、各目標はその会議の“目的”から抽出されます。
目的が上位、目標が下位の概念です。
例えば、「今期売上目標を達成するため」が目的で、
「現在最優先で解決すべき課題確認、発見すること」が目標です。
まず目的を押さえると仕事はブレないですよね。


４.議事録を採取しているか

参加者の誰かを担当にして、議事録を取りましょう。
決まったことを全員が共有するのに必須だからですね。
議事録作成の仕方の参考はこちら↓
http://www.jtua.or.jp/telecomforum/PDF/0901/200901bunsho.pdf

尚議事録は、ノートＰＣを会議に持ち込んで、その場で作成するようにしましょう。
それが一番効率的だし、メモも正確に取れるからです。
１６年前の私は、当時買ったPowerBook Duo 280（メモリ12MB、HDD240MB 、
モニタ9インチ！！！）で、顧客企業の会議の議事録を取っていた覚えがあります。
http://apple.ism.excite.co.jp/page/PowerBook+Duo+280.html

当時はFAXをプリント替わりにして、その場でプリントアウト。
会議終了の１０分後には、会議の内容を社長に報告していたものです。
ＰＣを使う場合、その場でプロジェクターに映写して、
議事録の内容を確認しながら会議を進めるのも良いでしょうね。


５.結論は明確か？

これも案外あやふやになりがちです。
この結論が、会議でのアウトプットになります。
正しい手順を踏めば、以下の３つが決定できるはずです。

(ア) いつ（納期）
(イ) 誰が（責任者）
(ウ) 何をするか（アクション）

できればさらに以下も設定しましょう。

(エ) 上記をいつどのように報告するか

ここまで結論づければ、スキッとしますよね。
逆に言うと、このような結論が出ないと、気持ち悪くて仕方ありません。

できれば、会議の最後に、まとめられた議事録をスクリーンで見ながら、
この結論を復唱すると良いでしょう。


６.追いかけているか

出た結論の追いかけ方です。
言いっぱなし、発表しっぱなし、は厳禁ですよね。
その意味で、前項の（エ）は価値があります。
「随時上司に報告する」「次回会議で結果を表にまとめて提出する」など、
を決めておけば、確実に追いかけることができるからです。

大事なのは、会議で決めたことや出された方針を徹底することです。
単なる心がけじゃなく、実際に行動に表すことです。
でないと、仕事の結果にも現れません。
そのために、きちんと会議で出された結論を追いかけましょう。

了

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（文責：株式会社ジェイック　実戦型営業コンサルタント　林 丈司）


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